Tại Stepes, chúng tôi đã tạo ra một hệ sinh thái dịch thuật trực tuyến nhằm tối ưu hóa các quy trình bản địa hóa khác nhau và tự động hóa nhiều tác vụ sử dụng nhiều lao động. Bảng điều khiển trực tuyến của chúng tôicho phép khách hàng của chúng tôi tải lên các tệp dự án và nhận ước tính dự án ngay lập tức trong khi tận dụng từ bộ nhớ dịch thuật. Sau khi được phê duyệt, các dự án sẽ bắt đầu ngay lập tức với việc Stepes lựa chọn từ nhóm các nhà ngôn ngữ học đã được phê duyệt trước, những người có chuyên môn về chủ đề phù hợp. Thông báo dịch thời gian thực là một điểm khác biệt duy nhất giữa Stepes và các nền tảng dịch trực tuyến khác vì Stepes là công ty đầu tiên trong ngành giới thiệu công nghệ dịch di động. Trong toàn bộ dự án, khách hàng có thể theo dõi tiến độ dịch thuật trực tiếp bất cứ lúc nào. Sau khi hoàn thành, khách hàng của Stepes có thể tải xuống các tệp đã dịch bằng cách nhấp vào nút. Tốt hơn nữa, họ cũng có thể đánh giá hiệu suất của người dịch để những người dịch giỏi nhất trở thành thành viên của nhóm MyTranslator tận tâm của họ.

Tự động hóa phân tích tệp

Phân tích tệp là một nhiệm vụ phổ biến trong quy trình bản địa hóa chuyên nghiệp quét tài liệu ở nhiều định dạng khác nhau như Word, Excel, PowerPoint và InDesign để tìm các chuỗi có thể dịch được. Các chuỗi này sau đó được trích xuất với các thẻ định dạng và các ký tự điều khiển bị loại bỏ. Tiếp theo, các chuỗi này được so sánh một cách có hệ thống với các văn bản đã dịch cũ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu có tên là TM (bộ nhớ dịch). Bộ nhớ dịch cho phép tái chế hoặc tái sử dụng các văn bản đã dịch trước đó để tiết kiệm chi phí, cho phép quay vòng nhanh hơn và nhất quán dịch tốt hơn. Phân tích tệp sẽ tạo một báo cáo liệt kê tổng số từ, từ mới, 100% khớp và lặp lại, nhiều kết quả khớp mờ khác nhau và nếu tài liệu cần DTP, nó cũng sẽ liệt kê số trang, đồ họa và ảnh chụp màn hình được sử dụng.

Theo truyền thống, các công ty bản địa hóa đã dựa vào các kỹ sư sản xuất bản địa hóa để thực hiện phân tích tệp ngoại tuyến nhằm tạo báo cáo số lượng từ cuối cùng. Điều này là do quá trình đánh giá tệp và trích xuất văn bản yêu cầu nhiều ứng dụng phần mềm khác nhau hoạt động cùng nhau. Để tất cả các hệ thống và ứng dụng biệt lập này hoạt động liền mạch với nhau, cần có các nhà phát triển chuyên gia có bí quyết kỹ thuật sâu (cả phần mềm và phần cứng) và kinh nghiệm ngôn ngữ vững chắc để mã hóa các thuật toán phức tạp nhằm xử lý các chức năng phức tạp này. So với phần lớn các công ty dịch thuật có nền tảng kỹ thuật rất hạn chế, Stepes được tạo ra từ đầu để sử dụng những cải tiến công nghệ tiên tiến nhằm đạt được hiệu quả dịch thuật.

báo giá tự động

Báo cáo phân tích tệp được tạo ở bước trước sau đó được sử dụng để tạo báo giá cho khách hàng bằng cách sử dụng tốc độ mỗi từ tiêu chuẩn cho các cặp ngôn ngữ khác nhau, chẳng hạn như Anh-Trung, Anh-Tây Ban Nha hoặc Pháp-Nhật. Ngành dịch thuật từ lâu đã thiết lập phương pháp tốt nhất để sử dụng số lượng từ để tính toán báo giá. Đây là phương pháp chính xác nhất vì nó cho phép các công ty nắm bắt dễ dàng hơn nội dung đã dịch cũ ở cấp độ chi tiết để đạt được tỷ lệ đòn bẩy cao nhất. Các trích dẫn bản dịch thường bị phá vỡ bởi các từ mới, sự lặp lại (các đoạn từ xuất hiện nhiều lần trong cùng một tài liệu,) trùng khớp 100%, trùng khớp 95%-99%, trùng khớp 85%-94% và trùng khớp $75-84%. Báo giá dịch thuật cũng có thể bao gồm số trang cần dịch vụ DTP. Theo truyền thống, DTP chiếm một phần lớn chi phí dự án dịch thuật vì nội dung được dịch phải được định dạng để khớp với các tệp nguồn. Tuy nhiên, các công cụ dịch thuật hiện đại (CAT) có thể thực hiện công việc tốt hơn nhiều khi giữ nguyên bố cục ban đầu, do đó nỗ lực DTP cuối cùng là tối thiểu. Trên thực tế, nếu khách hàng sử dụng DITA XML để tạo tài liệu nguồn, DTP thủ công có thể bị loại bỏ hoàn toàn.

Stepes tự động tạo báo giá dự án dịch thuật, cho phép khách hàng của chúng tôi nhận ước tính dự án theo thời gian thực, so với các công ty dịch thuật khác chỉ có thể chuyển báo giá trong 24 giờ hoặc lâu hơn. Trong nền kinh tế kỹ thuật số đang thay đổi nhanh chóng ngày nay, báo giá dịch thuật tức thời cho phép khách hàng của chúng tôi đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng một cách nhanh chóng, cho phép họ đẩy nhanh quá trình phát triển sản phẩm và giảm thời gian đưa sản phẩm ra thị trường để triển khai quốc tế.

Tự động chuyển nhượng Translator

Quản lý tài nguyên ngôn ngữ là một trong những hoạt động kinh doanh quan trọng nhất đối với các dịch vụ ngôn ngữ chuyên nghiệp. Các công ty dịch thuật dựa trên hoạt động kinh doanh cốt lõi của họ làm việc với một số lượng lớn các dịch giả tự do chuyên nghiệp từ khắp nơi trên thế giới. Khả năng quản lý hiệu quả và hiệu quả các tài nguyên ngôn ngữ này tách biệt các LSP tốt (nhà cung cấp dịch vụ ngôn ngữ) với những người tầm thường. Tuy nhiên, việc quản lý tài nguyên ngôn ngữ cũng có thể tốn nhiều thời gian và công sức. Điều này là do việc đánh giá trình độ của nhà cung cấp, thương lượng tỷ lệ và quản lý các nhiệm vụ dự án, thực hiện đánh giá ngôn ngữ và xử lý các khoản thanh toán cho người dịch cho một số lượng lớn người dịch liên hệ đều mất thời gian đáng kể.

Khi khách hàng tải một dự án lên Stepes, mô-đun MyTranslator của nó sẽ sử dụng thông tin về ngành hoặc chủ đề được chỉ định để tự động khớp với các dịch giả được phê duyệt trước. Hơn nữa, vì Stepes là công ty dịch thuật đầu tiên giới thiệu công nghệ dịch thuật đang chờ cấp bằng sáng chế của chúng tôi nên hệ thống có thể thông báo ngay lập tức cho các nhà ngôn ngữ học đã chọn trên điện thoại di động của họ. Sau đó, nó cho phép các nhà ngôn ngữ học bắt đầu dịch ngay lập tức, trên tất cả điện thoại thông minh hoặc máy tính để bàn của họ, ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào. Vào cuối mỗi dự án, MyTranslator cũng cho phép khách hàng đánh giá hiệu suất của từng dịch giả để những dịch giả giỏi sẽ trở thành một phần của nhóm dịch thuật chuyên dụng của khách hàng.

Theo dõi dự án trực tiếp

Không ai muốn ngạc nhiên khi nhận được một ghi chú từ nhà cung cấp dịch thuật vào sáng thứ Sáu nói rằng họ không thể giao dự án đúng hạn như họ đã hứa. Việc phân phối dự án kịp thời có tác động lớn đến lịch trình phát triển sản phẩm của khách hàng. Việc cung cấp bản dịch bị bỏ lỡ thường dẫn đến việc ra mắt sản phẩm quốc tế bị trì hoãn, điều này có thể dẫn đến doanh thu bị mất hàng triệu đô la. Tệ hơn nữa, việc triển khai sản phẩm và dịch vụ muộn cũng có thể dẫn đến mất thị phần và phải mất nhiều năm và nỗ lực đáng kể để phục hồi. Một trong những thực tiễn tốt nhất về quản lý rủi ro nội địa hóa quan trọng nhất là quản lý chủ động theo dõi và giám sát dự án trong thời gian thực. Tuy nhiên, các mô hình dịch thuật ngoại tuyến truyền thống làm cho khía cạnh quản lý rủi ro này gần như không thể thực hiện được do các quy trình sản phẩm mờ đục của chúng.

Hệ sinh thái dịch thuật trực tuyến Stepes cung cấp cho khách hàng của mình một bảng điều khiển mạnh mẽ giúp họ dễ dàng truy cập vào nhiều chức năng giám sát dự án. Ngoài việc xem phần trăm hoàn thành cho từng dự án trên mỗi ngôn ngữ, khách hàng cũng có thể xem nội dung thực đang được dịch trong thời gian thực. Điều này cho phép họ chủ động thực hiện xác thực ngôn ngữ nếu cần đồng thời với các bản dịch dự án thực tế, cho phép khách hàng của chúng tôi phát hiện sớm các vấn đề dịch thuật trong chu kỳ dự án nếu chúng xảy ra và nhanh chóng thực hiện hành động thích hợp để ngăn chặn sự chậm trễ của dự án.

Giao việc được đơn giản hóa

FTP và tệp đính kèm email là yếu tố chính trong quá trình phân phối tệp dự án cho ngành dịch thuật cho đến khi các ổ đĩa đám mây như Box và Dropbox ra đời. FTP yêu cầu các ứng dụng đặc biệt khó sử dụng. Tệp đính kèm email rất khó quản lý và sao lưu. Ngay cả các ổ đĩa đám mây mới nhất cũng thêm một lớp phức tạp bổ sung của dự án không hoàn toàn cần thiết. Để phân phối dự án bằng các phương tiện này, người quản lý dự án của công ty dịch thuật phải tải tệp lên theo cách thủ công dẫn đến lỗi do con người tiềm ẩn với vị trí tệp không chính xác, đặc biệt nếu cùng một dự án liên quan đến nhiều ngôn ngữ đích. Tùy thuộc vào giao thức truyền tệp được sử dụng, đôi khi các tệp cuối cùng bị hỏng trong quá trình truyền, thường mất một ngày hoặc hơn để các tệp tải lên mới đến do sự khác biệt về múi giờ quốc tế của nhà cung cấp.

Với Stepes, tất cả các tệp đã dịch được lưu trữ trên đám mây và trong tài khoản trực tuyến của khách hàng của chúng tôi mà họ có thể tải xuống chỉ bằng một nút bấm. Hơn nữa, do việc phân phối dự án được nhóm theo dự án, ngày tháng và ngôn ngữ nên có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập chúng bất kỳ lúc nào. Vì hệ thống quản lý dự án dựa trên trực tuyến của chúng tôi đã bỏ qua hoàn toàn việc truyền tệp FTP và email đã lỗi thời, nên chúng tôi có thể đạt được kết quả phân phối dự án hiệu quả trong thời gian thực.

Thanh toán & Tự động hóa hóa đơn

Hầu hết mọi người có thể không nhận ra, nhưng một phần quan trọng của quá trình sản xuất dịch thuật là việc quản lý kịp thời hóa đơn và thanh toán của dự án. Những nỗ lực này liên quan đến cả phía khách hàng và nhà cung cấp. Lập hóa đơn dự án thủ công rất tẻ nhạt, tốn nhiều công sức và có nhiều khả năng gây ra lỗi của con người. Các hóa đơn được gửi thủ công cũng yêu cầu khách hàng phân bổ thêm nguồn nhân lực để xử lý các hóa đơn này theo cách thủ công. Stepes đã hợp lý hóa các khoản thanh toán của khách hàng thành một quy trình hoàn toàn tự động. Khách hàng của chúng tôi có tùy chọn thanh toán theo hóa đơn hàng tuần hoặc hàng tháng hoặc bằng cách sử dụng thẻ tín dụng của công ty. Stepes cũng chấp nhận một số hệ thống thanh toán điện tử như PayPal, Alipay, WeChat Pay, Apple Pay và các hệ thống khác. Quan trọng hơn, Stepes cho phép khách hàng của chúng tôi dễ dàng theo dõi số tiền họ chi tiêu hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm,

Ngoài việc tự động thanh toán cho khách hàng, việc quản lý hóa đơn và hóa đơn của người dịch cũng là một phần quan trọng trong hoạt động thường xuyên của công ty dịch thuật. Điều này là do các công ty dịch thuật có xu hướng làm việc với một số lượng lớn các nhà ngôn ngữ học từ khắp nơi trên thế giới, sẽ khá tốn công sức nếu LSP phải xử lý thủ công các hóa đơn và thanh toán của người dịch. Tất cả những nỗ lực bổ sung này của con người đều góp phần làm tăng chi phí dịch vụ mà cuối cùng khách hàng phải trả tiền cho cách này hay cách khác. Đây là lý do tại sao hệ thống thanh toán dịch giả hoàn toàn tự động của Stepes là một yếu tố thay đổi cuộc chơi. Người dịch không bao giờ phải gửi hóa đơn theo cách thủ công nữa vì tất cả tài chính liên quan đến dự án đều được xử lý trực tuyến một cách có hệ thống trong thời gian thực. Người dịch chỉ cần quyết định xem và khi nào họ cần rút tiền từ ví trong tài khoản Stepes của mình.