Checklist chuẩn bị tài liệu kỹ thuật trước khi sử dụng giúp nhận ra một điểm thường bị bỏ qua: có đủ tệp PDF chưa đồng nghĩa người đọc đã tiếp cận được toàn bộ thông tin cần thiết. Hình mờ, chữ nằm trong sơ đồ, nhãn nút dịch không khớp với giao diện hoặc cảnh báo bị tách khỏi bước liên quan đều có thể làm tài liệu khó dùng. “Chuẩn bị” ở đây là thu thập phần còn thiếu, ghi rõ vị trí bị ảnh hưởng và xác định yêu cầu xử lý trước khi dùng, dàn trang hoặc gửi dịch.
Ví dụ xuyên suốt bài viết là bộ hướng dẫn cho một thiết bị có màn hình điều khiển. Mục tiêu không phải thẩm định thiết kế hay hướng dẫn vận hành, mà là giúp chữ, hình và thao tác trong tài liệu liên hệ đúng với thiết bị thực tế.
Bảng kiểm nhanh các thành phần cần chuẩn bị
Dưới đây là mẫu tham khảo để dùng ngay khi tập hợp manual, hướng dẫn lắp đặt, tài liệu bảo trì hoặc bản vẽ thuyết minh. Hãy điều chỉnh theo loại tài liệu thực tế; việc tích đủ các ô không phải là xác nhận an toàn hay cho phép vận hành.
| Ô kiểm | Nội dung cần chuẩn bị hoặc xác nhận | Vị trí/ghi chú |
| ☐ | Thông tin thiết bị, cấu hình và phiên bản mà tài liệu áp dụng | |
| ☐ | Tệp có đủ trang và phần nội dung cần dùng | |
| ☐ | Phụ lục, sơ đồ hoặc bảng được dẫn chiếu | |
| ☐ | File biên tập gốc nếu có | |
| ☐ | Hình ảnh và bản vẽ đủ rõ để đọc chú thích | |
| ☐ | Danh sách chữ nằm trong ảnh cần xử lý | |
| ☐ | Bảng giải thích chữ viết tắt và ký hiệu | |
| ☐ | Danh sách tên nút, nhãn và thông báo trên giao diện thực tế | |
| ☐ | Quy ước giữ nguyên hoặc dịch thuật ngữ | |
| ☐ | Cảnh báo đi cùng thao tác liên quan | |
| ☐ | Yêu cầu hiển thị trên bản in hoặc màn hình | |
| ☐ | Danh sách điểm chưa rõ cần người phụ trách kỹ thuật xác nhận |
Khi dùng bảng, đừng chỉ ghi “đã có” hoặc “thiếu”. Ghi cụ thể như “trang sơ đồ kết nối, chú giải số 4 không đọc được” hoặc “nhãn nút trên ảnh chưa đối chiếu được với màn hình thiết bị”. Cách ghi này giúp xác định đúng phần cần bổ sung khi chuẩn bị tài liệu kỹ thuật để dịch.
Lớp chữ — phần nào cần dịch, phần nào cần giữ nguyên?
Thuật ngữ, chữ viết tắt và ký hiệu cần có ngữ cảnh
Một từ trong tài liệu kỹ thuật có thể là thuật ngữ mô tả, tên thương mại, mã linh kiện, biến số hoặc chữ viết tắt. Những nhóm này không nhất thiết được xử lý giống nhau. Vì vậy, đầu vào nên kèm bảng thuật ngữ hiện có, tài liệu tham chiếu và cách dùng đã được thống nhất trong nội bộ.
Không tự mở rộng chữ viết tắt khi chưa xác định được nghĩa trong ngữ cảnh. Nếu một ký hiệu xuất hiện trên bản vẽ nhưng thiếu bảng chú giải, hãy ghi vị trí, trang và khu vực liên quan vào phiếu thiếu thông tin để xin xác nhận. Việc đoán nghĩa có thể làm mất liên hệ giữa bản dịch và tài liệu nguồn.
Tên nút và thông báo phải giúp người dùng nhận ra giao diện
Với thiết bị có màn hình điều khiển, tên nút, menu và thông báo cần được đối chiếu với giao diện thực tế. Hãy chuẩn bị ảnh chụp giao diện hoặc một danh sách nhãn đã kiểm tra.
Chẳng hạn, nhãn “RESET” trên thiết bị không nên được chuyển ngữ theo nhiều cách khác nhau trong cùng bộ tài liệu. Tùy yêu cầu trình bày, có thể giữ nhãn gốc “RESET” và thêm giải thích tiếng Việt ở lần xuất hiện đầu tiên. Điều quan trọng là người đọc vẫn nhận ra đúng nhãn đang nhìn thấy trên màn hình hoặc bảng điều khiển.
Lớp hình — thông tin kỹ thuật có thể nằm ngoài đoạn văn
Chữ trong ảnh, sơ đồ và hình cắt
Chữ trong bản vẽ kỹ thuật, sơ đồ kết nối, hình cắt hoặc ảnh giao diện thường không thể chỉnh sửa trực tiếp như đoạn văn. Khi lập checklist hướng dẫn sử dụng, hãy đánh dấu riêng từng ảnh có chữ cần xử lý. Đồng thời, xác định rõ cần dịch chú thích ngoài hình, chỉnh trực tiếp vào ảnh hay cung cấp một bảng đối chiếu đi kèm.
Nếu ảnh mờ, thiếu trang hoặc chữ bị che, nên yêu cầu nguồn rõ hơn thay vì suy đoán nội dung. Với tệp quét có nhận dạng ký tự, kết quả trích xuất vẫn cần rà lại, đặc biệt ở bảng, ký hiệu đặc biệt và hình minh họa.
Mũi tên, số chú dẫn và bảng chú giải
Mũi tên, số chú dẫn và bảng chú giải là phần nối giữa hình với phần diễn giải. Sau khi dàn trang hoặc thay thế hình, cần kiểm tra các số này còn trỏ đúng bộ phận không.
Ví dụ minh họa tự tạo: một hình màn hình điều khiển có mũi tên số “3” chỉ vào khu vực cảnh báo; khi hình được thu nhỏ, phần chú giải “3” lại rơi sang trang kế tiếp. Người đọc có thể thấy cảnh báo nhưng không biết nó liên quan đến khu vực nào. Phiếu chuẩn bị nên ghi: “Hình giao diện, số chú dẫn 3; bổ sung bố cục giữ hình và chú giải cùng vị trí.”
Lớp thao tác — cảnh báo và điều kiện phải đi cùng hướng dẫn
Điều kiện áp dụng không được mất khi trích đoạn
Khi dùng riêng một trang manual cho đào tạo hoặc tra cứu, phần thao tác có thể bị tách khỏi điều kiện áp dụng. Hãy nhận diện các cụm như “chỉ áp dụng cho…”, “trước khi…”, “trong trường hợp…” và các ngoại lệ đi kèm.
Trong ví dụ về thiết bị có màn hình điều khiển, một thao tác được mô tả dưới một menu chỉ có ý nghĩa khi người đọc biết nó áp dụng cho cấu hình hoặc phiên bản nào. Vì vậy, phần ngữ cảnh cần mang theo phải được ghi rõ, thay vì chỉ cắt một ảnh màn hình và vài dòng hướng dẫn.
Cảnh báo và dẫn chiếu không bị tách khỏi bước liên quan
Rà vị trí của khung cảnh báo, lưu ý, số trang tham chiếu và liên kết đến phụ lục. Nếu cảnh báo nằm ở cuối trang còn bước thao tác sang trang khác, ghi nhận yêu cầu dàn trang để giữ quan hệ giữa chúng.
Khi thiếu nguồn dẫn chiếu hoặc nội dung chưa rõ, hãy ghi nhận để người phụ trách kỹ thuật xác minh yêu cầu thực tế. Không tự viết lại hướng dẫn kỹ thuật, bổ sung điều kiện hay diễn giải cảnh báo theo suy đoán.
Sao chép bảng kiểm và ghi lại những phần tài liệu còn thiếu.
Lớp hiển thị — tài liệu có đọc được tại nơi sử dụng?
Bản in có giữ được thông tin trong bảng và hình?
Một tài liệu có thể dễ đọc trên màn hình lớn nhưng mất thông tin khi in. Hãy rà chữ nhỏ, bảng bị cắt, chú thích bị sang trang và phần phân biệt chỉ dựa vào màu sắc. Nếu dự kiến dùng bản in đen trắng, cần nhận diện các biểu đồ hoặc ký hiệu mà màu đang là dấu hiệu duy nhất.
Mục tiêu là nêu yêu cầu hiển thị rõ ràng cho bản dịch và dàn trang, không phải thay đổi nội dung kỹ thuật nguồn.
Tệp điện tử có tìm kiếm và điều hướng được?
Với bản điện tử, kiểm tra mục lục, liên kết nội bộ, khả năng tìm kiếm, ký tự đặc biệt và việc mở được tệp trên môi trường dự kiến. Nếu tệp được tạo từ bản quét, cần nêu rõ giới hạn của phần nhận dạng chữ; không coi văn bản OCR là nguồn đã được xác thực hoàn toàn.
Đây cũng là lúc ghi yêu cầu đầu ra: PDF để phát hành, tệp có thể biên tập, hình đã xử lý chữ, hoặc tài liệu có liên kết nội bộ. Những yêu cầu này hỗ trợ xác định phạm vi dịch và định dạng tài liệu kỹ thuật phù hợp.
Phiếu chuẩn bị đầu vào cho bản dịch kỹ thuật
Trước khi gửi yêu cầu dịch, hãy tập hợp ngôn ngữ nguồn–đích, chuyên ngành, nhóm người đọc, phần cần dịch và phần cần giữ nguyên. Nêu riêng chữ trong hình, các tệp hiện có, định dạng đầu ra mong muốn, tài liệu thuật ngữ, mốc thời gian và đầu mối giải đáp về nội dung kỹ thuật.
Bạn cũng nên ghi rõ những thành phần còn thiếu theo mẫu dưới đây. Cách làm này giúp bên dịch nhận biết phạm vi thay vì mặc định mọi thành phần trong PDF đều có thể xử lý giống nhau. Có thể tham khảo thêm chuyên mục [Dịch thuật chuyên ngành](https://dichtot.com/bai-viet/dich-thuat-chuyen-nganh/) để chuẩn bị nội dung theo lĩnh vực.
| Thành phần | Vị trí | Thông tin còn thiếu | Việc cần bổ sung | Người cung cấp | Trạng thái |
| Hình minh họa | Trang có sơ đồ màn hình | Thiếu chú giải cho mũi tên | Cung cấp hình gốc hoặc bảng chú giải | ||
| Nhãn giao diện | Phần hướng dẫn thao tác | Chưa xác định được trên thiết bị thực tế | Cung cấp ảnh giao diện hoặc danh sách nhãn |
Phiếu này không chấm điểm “đạt chuẩn” và không tự kết luận tài liệu có thể dùng để vận hành. Nó là bản ghi để làm rõ đầu vào, phần cần xử lý riêng và việc cần bổ sung trước khi dịch.
Nếu đang cân nhắc chi phí theo phạm vi tài liệu, xem [Thông tin báo giá dịch thuật](https://dichtot.com/bao-gia-dich-thuat-cvn/) thay vì áp một mức giá từ tài liệu khác.
Checklist
[ ] Ghi phiên bản, cấu hình hoặc phạm vi thiết bị mà tài liệu áp dụng.
[ ] Liệt kê đủ tệp, trang, phụ lục, sơ đồ và bảng được dẫn chiếu.
[ ] Đánh dấu chữ trong hình, hình mờ và vị trí cần nguồn rõ hơn.
[ ] Đối chiếu tên nút, menu và thông báo với giao diện thiết bị thực tế.
[ ] Ghi cảnh báo, điều kiện áp dụng và dẫn chiếu phải đi kèm thao tác.
[ ] Xác định phần cần dịch, phần giữ nguyên và quy ước thuật ngữ.
[ ] Nêu yêu cầu hiển thị cho bản in, màn hình và tệp điện tử.
[ ] Lập phiếu phần còn thiếu: vị trí, việc bổ sung, người cung cấp và trạng thái.
FAQ
Chỉ có PDF quét thì cần chuẩn bị thêm gì?
Nên kiểm tra bản quét có đủ trang, đọc rõ hình, bảng và chú thích hay không. Nếu có thể, bổ sung file gốc hoặc ảnh gốc của các sơ đồ quan trọng. Đồng thời nêu rõ tệp nào chỉ có thể nhận dạng chữ, tệp nào cần xử lý hình riêng và phần nào không thể chỉnh sửa trực tiếp.
Chữ trong hình có nằm trong phạm vi dịch không?
Không nên mặc định chữ trong hình đã nằm trong phạm vi dịch. Cần thống nhất riêng số lượng hình, mức độ xử lý, cách thể hiện sau dịch và việc có file nguồn chỉnh sửa hay không. Danh sách vị trí có chữ trong ảnh giúp làm rõ yêu cầu ngay từ đầu.
Có nên dịch hết tên nút trên thiết bị sang tiếng Việt?
Cách thể hiện nên giúp người đọc nhận ra nhãn thực tế trên thiết bị. Trong một số trường hợp, giữ nhãn gốc kèm giải thích tiếng Việt sẽ dễ đối chiếu hơn. Quyết định cụ thể nên dựa trên ảnh giao diện, đối tượng sử dụng và quy ước thuật ngữ của tài liệu.
Có cần dịch toàn bộ manual nếu chỉ dùng một chương?
Không nhất thiết, nhưng cần xác định chương đó phụ thuộc vào cảnh báo, định nghĩa, hình, phụ lục hoặc dẫn chiếu nào. Phạm vi dịch nên bao gồm phần ngữ cảnh thực sự cần để người đọc hiểu chương được chọn, thay vì chỉ lấy các đoạn thao tác rời rạc.
Tài liệu thiếu chú giải ký hiệu thì xử lý thế nào?
Ghi rõ ký hiệu xuất hiện ở đâu, trang nào và đang thiếu thông tin gì. Sau đó yêu cầu nguồn hoặc người phụ trách kỹ thuật xác nhận ý nghĩa. Không nên suy đoán từ hình dạng ký hiệu hay thay thế bằng một giải thích không có căn cứ trong tài liệu nguồn.
Bản dịch hoàn chỉnh có đủ để đưa thiết bị vào vận hành không?
Không. Bản dịch giúp chuyển tải nội dung trong phạm vi đã thống nhất, nhưng không thay thế kiểm tra chuyên môn, đào tạo, hướng dẫn của nhà cung cấp hay các yêu cầu vận hành áp dụng trong bối cảnh thực tế.
CTA
Cần dịch manual hoặc bản vẽ có chú thích? Gửi ngôn ngữ cần dịch, chuyên ngành, định dạng tệp và yêu cầu đầu ra để Dịch Tốt xem xét phạm vi, thời gian và báo giá.
[Gửi yêu cầu dịch tài liệu kỹ thuật](https://dichtot.com/lien-he/)
Bạn cũng có thể xem thêm [Cẩm nang dịch thuật](https://dichtot.com/bai-viet/cam-nang-dich-thuat-chuyen-muc/) để chuẩn bị tốt hơn cho các nhu cầu dịch tài liệu tiếp theo.
Checklist chuẩn bị tài liệu kỹ thuật trước khi sử dụng giúp nhận ra một điểm thường bị bỏ qua: có đủ tệp PDF chưa đồng nghĩa người đọc đã tiếp cận được toàn bộ thông tin cần thiết. Hình mờ, chữ nằm trong sơ đồ, nhãn nút dịch không khớp với giao diện hoặc cảnh báo bị tách khỏi bước liên quan đều có thể làm tài liệu khó dùng. “Chuẩn bị” ở đây là thu thập phần còn thiếu, ghi rõ vị trí bị ảnh hưởng và xác định yêu cầu xử lý trước khi dùng, dàn trang hoặc gửi dịch.
Ví dụ xuyên suốt bài viết là bộ hướng dẫn cho một thiết bị có màn hình điều khiển. Mục tiêu không phải thẩm định thiết kế hay hướng dẫn vận hành, mà là giúp chữ, hình và thao tác trong tài liệu liên hệ đúng với thiết bị thực tế.
Bảng kiểm nhanh các thành phần cần chuẩn bị
Dưới đây là mẫu tham khảo để dùng ngay khi tập hợp manual, hướng dẫn lắp đặt, tài liệu bảo trì hoặc bản vẽ thuyết minh. Hãy điều chỉnh theo loại tài liệu thực tế; việc tích đủ các ô không phải là xác nhận an toàn hay cho phép vận hành.
| Ô kiểm | Nội dung cần chuẩn bị hoặc xác nhận | Vị trí/ghi chú |
| ☐ | Thông tin thiết bị, cấu hình và phiên bản mà tài liệu áp dụng | |
| ☐ | Tệp có đủ trang và phần nội dung cần dùng | |
| ☐ | Phụ lục, sơ đồ hoặc bảng được dẫn chiếu | |
| ☐ | File biên tập gốc nếu có | |
| ☐ | Hình ảnh và bản vẽ đủ rõ để đọc chú thích | |
| ☐ | Danh sách chữ nằm trong ảnh cần xử lý | |
| ☐ | Bảng giải thích chữ viết tắt và ký hiệu | |
| ☐ | Danh sách tên nút, nhãn và thông báo trên giao diện thực tế | |
| ☐ | Quy ước giữ nguyên hoặc dịch thuật ngữ | |
| ☐ | Cảnh báo đi cùng thao tác liên quan | |
| ☐ | Yêu cầu hiển thị trên bản in hoặc màn hình | |
| ☐ | Danh sách điểm chưa rõ cần người phụ trách kỹ thuật xác nhận |
Khi dùng bảng, đừng chỉ ghi “đã có” hoặc “thiếu”. Ghi cụ thể như “trang sơ đồ kết nối, chú giải số 4 không đọc được” hoặc “nhãn nút trên ảnh chưa đối chiếu được với màn hình thiết bị”. Cách ghi này giúp xác định đúng phần cần bổ sung khi chuẩn bị tài liệu kỹ thuật để dịch.
Lớp chữ — phần nào cần dịch, phần nào cần giữ nguyên?
Thuật ngữ, chữ viết tắt và ký hiệu cần có ngữ cảnh
Một từ trong tài liệu kỹ thuật có thể là thuật ngữ mô tả, tên thương mại, mã linh kiện, biến số hoặc chữ viết tắt. Những nhóm này không nhất thiết được xử lý giống nhau. Vì vậy, đầu vào nên kèm bảng thuật ngữ hiện có, tài liệu tham chiếu và cách dùng đã được thống nhất trong nội bộ.
Không tự mở rộng chữ viết tắt khi chưa xác định được nghĩa trong ngữ cảnh. Nếu một ký hiệu xuất hiện trên bản vẽ nhưng thiếu bảng chú giải, hãy ghi vị trí, trang và khu vực liên quan vào phiếu thiếu thông tin để xin xác nhận. Việc đoán nghĩa có thể làm mất liên hệ giữa bản dịch và tài liệu nguồn.
Tên nút và thông báo phải giúp người dùng nhận ra giao diện
Với thiết bị có màn hình điều khiển, tên nút, menu và thông báo cần được đối chiếu với giao diện thực tế. Hãy chuẩn bị ảnh chụp giao diện hoặc một danh sách nhãn đã kiểm tra.
Chẳng hạn, nhãn “RESET” trên thiết bị không nên được chuyển ngữ theo nhiều cách khác nhau trong cùng bộ tài liệu. Tùy yêu cầu trình bày, có thể giữ nhãn gốc “RESET” và thêm giải thích tiếng Việt ở lần xuất hiện đầu tiên. Điều quan trọng là người đọc vẫn nhận ra đúng nhãn đang nhìn thấy trên màn hình hoặc bảng điều khiển.
Lớp hình — thông tin kỹ thuật có thể nằm ngoài đoạn văn
Chữ trong ảnh, sơ đồ và hình cắt
Chữ trong bản vẽ kỹ thuật, sơ đồ kết nối, hình cắt hoặc ảnh giao diện thường không thể chỉnh sửa trực tiếp như đoạn văn. Khi lập checklist hướng dẫn sử dụng, hãy đánh dấu riêng từng ảnh có chữ cần xử lý. Đồng thời, xác định rõ cần dịch chú thích ngoài hình, chỉnh trực tiếp vào ảnh hay cung cấp một bảng đối chiếu đi kèm.
Nếu ảnh mờ, thiếu trang hoặc chữ bị che, nên yêu cầu nguồn rõ hơn thay vì suy đoán nội dung. Với tệp quét có nhận dạng ký tự, kết quả trích xuất vẫn cần rà lại, đặc biệt ở bảng, ký hiệu đặc biệt và hình minh họa.
Mũi tên, số chú dẫn và bảng chú giải
Mũi tên, số chú dẫn và bảng chú giải là phần nối giữa hình với phần diễn giải. Sau khi dàn trang hoặc thay thế hình, cần kiểm tra các số này còn trỏ đúng bộ phận không.
Ví dụ minh họa tự tạo: một hình màn hình điều khiển có mũi tên số “3” chỉ vào khu vực cảnh báo; khi hình được thu nhỏ, phần chú giải “3” lại rơi sang trang kế tiếp. Người đọc có thể thấy cảnh báo nhưng không biết nó liên quan đến khu vực nào. Phiếu chuẩn bị nên ghi: “Hình giao diện, số chú dẫn 3; bổ sung bố cục giữ hình và chú giải cùng vị trí.”
Lớp thao tác — cảnh báo và điều kiện phải đi cùng hướng dẫn
Điều kiện áp dụng không được mất khi trích đoạn
Khi dùng riêng một trang manual cho đào tạo hoặc tra cứu, phần thao tác có thể bị tách khỏi điều kiện áp dụng. Hãy nhận diện các cụm như “chỉ áp dụng cho…”, “trước khi…”, “trong trường hợp…” và các ngoại lệ đi kèm.
Trong ví dụ về thiết bị có màn hình điều khiển, một thao tác được mô tả dưới một menu chỉ có ý nghĩa khi người đọc biết nó áp dụng cho cấu hình hoặc phiên bản nào. Vì vậy, phần ngữ cảnh cần mang theo phải được ghi rõ, thay vì chỉ cắt một ảnh màn hình và vài dòng hướng dẫn.
Cảnh báo và dẫn chiếu không bị tách khỏi bước liên quan
Rà vị trí của khung cảnh báo, lưu ý, số trang tham chiếu và liên kết đến phụ lục. Nếu cảnh báo nằm ở cuối trang còn bước thao tác sang trang khác, ghi nhận yêu cầu dàn trang để giữ quan hệ giữa chúng.
Khi thiếu nguồn dẫn chiếu hoặc nội dung chưa rõ, hãy ghi nhận để người phụ trách kỹ thuật xác minh yêu cầu thực tế. Không tự viết lại hướng dẫn kỹ thuật, bổ sung điều kiện hay diễn giải cảnh báo theo suy đoán.
Sao chép bảng kiểm và ghi lại những phần tài liệu còn thiếu.
Lớp hiển thị — tài liệu có đọc được tại nơi sử dụng?
Bản in có giữ được thông tin trong bảng và hình?
Một tài liệu có thể dễ đọc trên màn hình lớn nhưng mất thông tin khi in. Hãy rà chữ nhỏ, bảng bị cắt, chú thích bị sang trang và phần phân biệt chỉ dựa vào màu sắc. Nếu dự kiến dùng bản in đen trắng, cần nhận diện các biểu đồ hoặc ký hiệu mà màu đang là dấu hiệu duy nhất.
Mục tiêu là nêu yêu cầu hiển thị rõ ràng cho bản dịch và dàn trang, không phải thay đổi nội dung kỹ thuật nguồn.
Tệp điện tử có tìm kiếm và điều hướng được?
Với bản điện tử, kiểm tra mục lục, liên kết nội bộ, khả năng tìm kiếm, ký tự đặc biệt và việc mở được tệp trên môi trường dự kiến. Nếu tệp được tạo từ bản quét, cần nêu rõ giới hạn của phần nhận dạng chữ; không coi văn bản OCR là nguồn đã được xác thực hoàn toàn.
Đây cũng là lúc ghi yêu cầu đầu ra: PDF để phát hành, tệp có thể biên tập, hình đã xử lý chữ, hoặc tài liệu có liên kết nội bộ. Những yêu cầu này hỗ trợ xác định phạm vi dịch và định dạng tài liệu kỹ thuật phù hợp.
Phiếu chuẩn bị đầu vào cho bản dịch kỹ thuật
Trước khi gửi yêu cầu dịch, hãy tập hợp ngôn ngữ nguồn–đích, chuyên ngành, nhóm người đọc, phần cần dịch và phần cần giữ nguyên. Nêu riêng chữ trong hình, các tệp hiện có, định dạng đầu ra mong muốn, tài liệu thuật ngữ, mốc thời gian và đầu mối giải đáp về nội dung kỹ thuật.
Bạn cũng nên ghi rõ những thành phần còn thiếu theo mẫu dưới đây. Cách làm này giúp bên dịch nhận biết phạm vi thay vì mặc định mọi thành phần trong PDF đều có thể xử lý giống nhau. Có thể tham khảo thêm chuyên mục [Dịch thuật chuyên ngành](https://dichtot.com/bai-viet/dich-thuat-chuyen-nganh/) để chuẩn bị nội dung theo lĩnh vực.
| Thành phần | Vị trí | Thông tin còn thiếu | Việc cần bổ sung | Người cung cấp | Trạng thái |
| Hình minh họa | Trang có sơ đồ màn hình | Thiếu chú giải cho mũi tên | Cung cấp hình gốc hoặc bảng chú giải | ||
| Nhãn giao diện | Phần hướng dẫn thao tác | Chưa xác định được trên thiết bị thực tế | Cung cấp ảnh giao diện hoặc danh sách nhãn |
Phiếu này không chấm điểm “đạt chuẩn” và không tự kết luận tài liệu có thể dùng để vận hành. Nó là bản ghi để làm rõ đầu vào, phần cần xử lý riêng và việc cần bổ sung trước khi dịch.
Nếu đang cân nhắc chi phí theo phạm vi tài liệu, xem [Thông tin báo giá dịch thuật](https://dichtot.com/bao-gia-dich-thuat-cvn/) thay vì áp một mức giá từ tài liệu khác.
Checklist
[ ] Ghi phiên bản, cấu hình hoặc phạm vi thiết bị mà tài liệu áp dụng.
[ ] Liệt kê đủ tệp, trang, phụ lục, sơ đồ và bảng được dẫn chiếu.
[ ] Đánh dấu chữ trong hình, hình mờ và vị trí cần nguồn rõ hơn.
[ ] Đối chiếu tên nút, menu và thông báo với giao diện thiết bị thực tế.
[ ] Ghi cảnh báo, điều kiện áp dụng và dẫn chiếu phải đi kèm thao tác.
[ ] Xác định phần cần dịch, phần giữ nguyên và quy ước thuật ngữ.
[ ] Nêu yêu cầu hiển thị cho bản in, màn hình và tệp điện tử.
[ ] Lập phiếu phần còn thiếu: vị trí, việc bổ sung, người cung cấp và trạng thái.
FAQ
Chỉ có PDF quét thì cần chuẩn bị thêm gì?
Nên kiểm tra bản quét có đủ trang, đọc rõ hình, bảng và chú thích hay không. Nếu có thể, bổ sung file gốc hoặc ảnh gốc của các sơ đồ quan trọng. Đồng thời nêu rõ tệp nào chỉ có thể nhận dạng chữ, tệp nào cần xử lý hình riêng và phần nào không thể chỉnh sửa trực tiếp.
Chữ trong hình có nằm trong phạm vi dịch không?
Không nên mặc định chữ trong hình đã nằm trong phạm vi dịch. Cần thống nhất riêng số lượng hình, mức độ xử lý, cách thể hiện sau dịch và việc có file nguồn chỉnh sửa hay không. Danh sách vị trí có chữ trong ảnh giúp làm rõ yêu cầu ngay từ đầu.
Có nên dịch hết tên nút trên thiết bị sang tiếng Việt?
Cách thể hiện nên giúp người đọc nhận ra nhãn thực tế trên thiết bị. Trong một số trường hợp, giữ nhãn gốc kèm giải thích tiếng Việt sẽ dễ đối chiếu hơn. Quyết định cụ thể nên dựa trên ảnh giao diện, đối tượng sử dụng và quy ước thuật ngữ của tài liệu.
Có cần dịch toàn bộ manual nếu chỉ dùng một chương?
Không nhất thiết, nhưng cần xác định chương đó phụ thuộc vào cảnh báo, định nghĩa, hình, phụ lục hoặc dẫn chiếu nào. Phạm vi dịch nên bao gồm phần ngữ cảnh thực sự cần để người đọc hiểu chương được chọn, thay vì chỉ lấy các đoạn thao tác rời rạc.
Tài liệu thiếu chú giải ký hiệu thì xử lý thế nào?
Ghi rõ ký hiệu xuất hiện ở đâu, trang nào và đang thiếu thông tin gì. Sau đó yêu cầu nguồn hoặc người phụ trách kỹ thuật xác nhận ý nghĩa. Không nên suy đoán từ hình dạng ký hiệu hay thay thế bằng một giải thích không có căn cứ trong tài liệu nguồn.
Bản dịch hoàn chỉnh có đủ để đưa thiết bị vào vận hành không?
Không. Bản dịch giúp chuyển tải nội dung trong phạm vi đã thống nhất, nhưng không thay thế kiểm tra chuyên môn, đào tạo, hướng dẫn của nhà cung cấp hay các yêu cầu vận hành áp dụng trong bối cảnh thực tế.
CTA
Cần dịch manual hoặc bản vẽ có chú thích? Gửi ngôn ngữ cần dịch, chuyên ngành, định dạng tệp và yêu cầu đầu ra để Dịch Tốt xem xét phạm vi, thời gian và báo giá.
[Gửi yêu cầu dịch tài liệu kỹ thuật](https://dichtot.com/lien-he/)
Bạn cũng có thể xem thêm [Cẩm nang dịch thuật](https://dichtot.com/bai-viet/cam-nang-dich-thuat-chuyen-muc/) để chuẩn bị tốt hơn cho các nhu cầu dịch tài liệu tiếp theo.