Giả sử doanh nghiệp đang chuẩn bị tài liệu phục vụ hai lô: cả hai cùng cần một tài liệu năng lực, nhưng mỗi lô có tài liệu kỹ thuật riêng và một số nội dung cần dịch sang ngôn ngữ khác. Nếu chỉ xếp theo định dạng như PDF, Word hoặc Excel, mối liên hệ giữa các tài liệu này rất khó nhìn thấy. Cách sắp xếp hồ sơ thầu trước khi sử dụng có thể bắt đầu từ ba thành phần: nơi lưu rõ ràng, mã nhận diện ổn định và bảng chỉ mục. Đây là mô hình tổ chức nội bộ, giúp đội ngũ truy xuất và phối hợp tài liệu; không phải quy cách nộp áp dụng cho mọi gói thầu.
Bản đồ hồ sơ gồm phần dùng chung và phần riêng từng gói/lô
Tài liệu dùng chung có một vị trí lưu tham chiếu
“Tài liệu dùng chung” là tài liệu được nhiều phần trong bộ hồ sơ nội bộ cùng tham chiếu, chẳng hạn hồ sơ năng lực hoặc thông tin doanh nghiệp. Tài liệu này có thể được lưu tại một vị trí trung tâm để giảm việc tạo nhiều bản sao không rõ khác biệt.
Việc lưu chung không có nghĩa tài liệu đó mặc nhiên phù hợp với mọi gói hoặc lô. Mỗi lần sử dụng vẫn cần được đối chiếu với phạm vi công việc và yêu cầu thực tế.
Tài liệu riêng được đặt trong phạm vi gói/lô tương ứng
Các tài liệu kỹ thuật có tên gần giống nhau thường dễ bị đặt nhầm thư mục. Ví dụ, “Thông số thiết bị A” cho Lô 01 và “Thông số thiết bị A” cho Lô 02 có thể khác cấu hình, phụ lục hoặc phạm vi áp dụng. Đặt chúng trong thư mục của từng lô, đồng thời gắn mã khác nhau, giúp nhận biết ngay bối cảnh sử dụng.
Bảng chỉ mục nằm ở điểm vào của bộ hồ sơ
Thư mục gốc nên có một bảng chỉ mục để người tiếp nhận xem được toàn cảnh mà không cần mở từng thư mục. Bảng này ghi mã, tên, phạm vi dùng và vị trí, thay vì trở thành bảng đánh giá đáp ứng yêu cầu.
Cây thư mục dưới đây chỉ là mô hình nội bộ có thể điều chỉnh theo bộ tài liệu đang có. Các nhãn thư mục là ví dụ tổ chức, không phải danh mục giấy tờ bắt buộc.
```text
HO_SO_DU_THAU_NOI_BO/
├── 00_CHI_MUC/
│ └── Chi_muc_ho_so_thau.xlsx
├── 01_DUNG_CHUNG/
│ └── GT01-TL014_Thong-so-thiet-bi-A_VI.docx
├── 02_LO_01/
│ ├── GT01-TL021_Tai-lieu-ky-thuat-Lo-01_VI.pdf
│ └── Phu_luc/
│ └── GT01-PL014A_Phu-luc-thong-so-A_VI.pdf
├── 03_LO_02/
│ └── GT02-TL022_Tai-lieu-ky-thuat-Lo-02_VI.pdf
└── 04_BAN_DICH/
└── GT01-TL014_Thong-so-thiet-bi-A_EN.docx
```
Mã tài liệu tạo điểm nối giữa thư mục, mục lục và bản giấy
Tách mã nhận diện ổn định khỏi tên mô tả
Tên mô tả có thể thay đổi khi nội dung được làm rõ, còn mã tài liệu nên được dùng nhất quán trong thư mục, bảng chỉ mục, email nội bộ và bản giấy. Ví dụ, `GT01-TL014` có thể là mã nhận diện của một tài liệu trong bộ đang làm việc.
Có thể quy ước phần đầu mã biểu thị gói hoặc nhóm quản lý, phần sau biểu thị loại và số thứ tự. Quy ước nào cũng cần đủ đơn giản để đội ngũ dùng thống nhất; đây không phải chuẩn đặt tên chính thức.
Tên file thể hiện phạm vi và ngôn ngữ
Một cách đặt tên file minh họa:
`GT01-TL014_Thong-so-thiet-bi_EN.docx`
Trong đó:
- là mã nhận diện.
- là tên hiển thị để người đọc dễ hiểu.
- cho biết phiên bản tiếng Anh.
- là định dạng tệp.
Nếu tên file xuất ra bên ngoài đã có quy định riêng, có thể giữ đúng tên đó và quản lý mã nội bộ trong bảng chỉ mục hoặc trường dữ liệu quản lý. Tên có chữ “final” hoặc ngày mới hơn không tự chứng minh đó là bản được phép dùng.
Nhãn bìa và tab bản giấy sử dụng cùng mã
Với tài liệu bản giấy, có thể ghi mã trên bìa, tab ngăn hoặc phiếu chỉ dẫn riêng. Cách này giúp người cầm bộ tài liệu tìm về đúng dòng trong bảng chỉ mục mà không cần sửa trực tiếp vào tài liệu gốc.
| Mã tài liệu | Tên hiển thị | Vị trí |
| GT01-TL014 | Thông số thiết bị A – bản nguồn | `01_DUNG_CHUNG/GT01-TL014_Thong-so-thiet-bi-A_VI.docx` |
| GT01-PL014A | Phụ lục thông số A | `02_LO_01/Phu_luc/GT01-PL014A_Phu-luc-thong-so-A_VI.pdf` |
| GT02-TL022 | Tài liệu kỹ thuật Lô 02 | `03_LO_02/GT02-TL022_Tai-lieu-ky-thuat-Lo-02_VI.pdf` |
Bảng chỉ mục xử lý tài liệu xuất hiện ở nhiều phần
Một vị trí lưu, nhiều dòng tham chiếu
Một tài liệu có thể chỉ cần một vị trí lưu chính nhưng xuất hiện ở nhiều phần tham chiếu. Chẳng hạn, tài liệu `GT01-TL014` nằm trong thư mục dùng chung, còn bảng chỉ mục có thể ghi phạm vi dùng cho Lô 01 và Lô 02. Cách này giúp hạn chế các bản sao khó phân biệt.
Phụ lục có dòng riêng và liên kết về tài liệu chính
Phụ lục nên có mã riêng, kể cả khi được dùng cùng tài liệu chính. Cột “Tài liệu liên quan” cho thấy quan hệ cha–con và giúp người đọc hiểu phụ lục thuộc ngữ cảnh nào.
Vị trí điện tử và vị trí bản giấy cùng nằm trên một dòng
Một dòng chỉ mục có thể ghi đường dẫn thư mục và vị trí bản giấy, ví dụ “Bìa 2, tab 04”. Nhờ vậy, người dùng không cần đoán một file điện tử được xếp ở đâu trong bộ in.
| Mã | Tên tài liệu | Phạm vi dùng | Tài liệu liên quan | Vị trí file/bản giấy |
| GT01-TL014 | Thông số thiết bị A | Lô 01, Lô 02 | GT01-PL014A | `01_DUNG_CHUNG/…` / Bìa 1, tab 03 |
| GT01-TL021 | Tài liệu kỹ thuật Lô 01 | Lô 01 | GT01-TL014 | `02_LO_01/…` / Bìa 2, tab 01 |
| GT01-PL014A | Phụ lục thông số A | Lô 01 | GT01-TL014 | `02_LO_01/Phu_luc/…` / Bìa 2, tab 04 |
| GT02-TL022 | Tài liệu kỹ thuật Lô 02 | Lô 02 | GT01-TL014 | `03_LO_02/…` / Bìa 3, tab 01 |
Dùng mẫu bảng chỉ mục để ghi mã, phạm vi sử dụng và vị trí tài liệu. Khi cần đối chiếu yêu cầu với minh chứng, biên tập viên có thể đặt liên kết nội bộ đến bài “Checklist hồ sơ thầu: Gắn từng yêu cầu với minh chứng”.
Bản nguồn và bản dịch dùng chung mã, có chỉ dẫn vị trí riêng
Liên kết hai ngôn ngữ bằng cùng mã tài liệu
Bản nguồn và bản dịch có thể dùng cùng mã gốc, sau đó thêm hậu tố ngôn ngữ như `_VI`, `_EN` hoặc mã ngôn ngữ nội bộ đang dùng. Ví dụ, `GT01-TL014_..._VI.docx` và `GT01-TL014_..._EN.docx` cho thấy hai file có quan hệ với nhau mà không cần suy đoán theo tên.
Số trang khác nhau thì tham chiếu theo mục hoặc bảng
Bản dịch có thể dài hoặc ngắn hơn bản nguồn do cách trình bày, bảng biểu và ngôn ngữ. Vì vậy, không nên mặc định trang 5 bản nguồn tương ứng trang 5 bản dịch. Trong chỉ mục, có thể ghi riêng vị trí mỗi bản, đồng thời tham chiếu bằng số mục, tiêu đề bảng hoặc mã phụ lục khi phù hợp.
Bản dịch một phần phải ghi rõ phạm vi
Nếu chỉ dịch một phần, dòng chỉ mục nên nêu rõ phần đã dịch: ví dụ “Mục 2–4 và Phụ lục A”, thay vì chỉ ghi “bản dịch”. Điều này giúp người tiếp nhận không hiểu nhầm là bản dịch toàn bộ. Yêu cầu sử dụng bản dịch phụ thuộc vào mục đích và bên tiếp nhận, vì vậy cần xác minh yêu cầu thực tế trước khi chuẩn bị bộ giao cụ thể.
Minh họa một bộ hồ sơ có hai lô và tài liệu song ngữ
Trong ví dụ xuyên suốt này, `GT01-TL014` là tài liệu thông số thiết bị A được lưu một lần tại `01_DUNG_CHUNG`. Bảng chỉ mục ghi tài liệu này được tham chiếu cho cả Lô 01 và Lô 02.
Lô 01 có tài liệu kỹ thuật riêng `GT01-TL021`, đồng thời có phụ lục `GT01-PL014A` liên kết về `GT01-TL014`. Lô 02 dùng tài liệu kỹ thuật khác là `GT02-TL022`, dù tên nội dung có thể gần giống tài liệu của Lô 01.
Khi cần gửi dịch, bản nguồn được giữ với mã `GT01-TL014` và bản tiếng Anh dùng tên `GT01-TL014_Thong-so-thiet-bi-A_EN.docx`. Bảng chỉ mục ghi riêng đường dẫn, vị trí bản giấy và phạm vi dịch nếu chỉ dịch một phần. Như vậy, cùng một mã xuất hiện trong cây thư mục, tên file và bảng chỉ mục, tạo điểm nối cho người tập hợp, người gửi dịch và người tiếp nhận.
Khi tạo bộ giao hoặc bộ nộp cụ thể, cần tổ chức theo yêu cầu tương ứng. Cấu trúc lưu nội bộ không tự quyết định cấu trúc của bộ tài liệu được giao. Tại vị trí này, biên tập viên có thể thêm liên kết đến bài “Cách kiểm tra hồ sơ thầu trước khi sử dụng: Rà theo tình huống”.
Checklist
[ ] Tạo một thư mục điểm vào chứa bảng chỉ mục của bộ hồ sơ nội bộ.
[ ] Phân biệt tài liệu dùng chung với tài liệu riêng theo phạm vi gói/lô.
[ ] Gán một mã ổn định cho từng tài liệu và phụ lục cần theo dõi.
[ ] Ghi cùng mã trên tên file, bảng chỉ mục và nhãn bìa/tab bản giấy khi áp dụng.
[ ] Liệt kê riêng vị trí điện tử và vị trí bản giấy trong bảng chỉ mục.
[ ] Nối bản nguồn và bản dịch bằng mã chung cùng hậu tố ngôn ngữ.
[ ] Ghi rõ phạm vi khi chỉ dịch một phần tài liệu.
FAQ
Bộ hồ sơ ít tài liệu có cần nhiều cấp thư mục không?
Không nhất thiết. Có thể dùng cấu trúc gọn và chỉ thêm cấp thư mục khi nó giúp phân biệt phạm vi dùng hoặc quan hệ giữa tài liệu.
Một tài liệu dùng cho hai lô có phải lưu hai bản không?
Trong kho nội bộ, có thể lưu một vị trí chính và tạo hai dòng tham chiếu trong bảng chỉ mục. Với bộ xuất riêng, cách xử lý cần theo yêu cầu sử dụng cụ thể.
Nên gộp toàn bộ hồ sơ thành một PDF không?
Cần phân biệt kho tài liệu làm việc với file xuất. Nếu cần gộp file, nên có mục lục hoặc bookmark phù hợp để vẫn truy xuất được theo mã tài liệu.
Tên file bên ngoài đã được quy định thì đặt mã nội bộ ở đâu?
Có thể ghi mã trong bảng chỉ mục, tên thư mục hoặc trường quản lý nội bộ, đồng thời giữ tên file theo yêu cầu của bên nhận.
Bản dịch dài hơn bản nguồn thì ghi vị trí thế nào?
Ghi riêng vị trí của từng bản, sau đó nối chúng bằng mã tài liệu và số mục, bảng hoặc phụ lục tương ứng khi có.
Phụ lục được dùng độc lập thì có cần liên kết tài liệu chính không?
Nên giữ dòng tham chiếu về tài liệu chính để người dùng nhận biết quan hệ và ngữ cảnh của phụ lục.
CTA
Cần dịch một phần hoặc toàn bộ hồ sơ thầu? Liên hệ Dịch Tốt để trao đổi danh mục tài liệu, ngôn ngữ đích, phạm vi dịch và định dạng bàn giao.
[Trao đổi nhu cầu dịch hồ sơ thầu](https://dichtot.com/lien-he/)
Giả sử doanh nghiệp đang chuẩn bị tài liệu phục vụ hai lô: cả hai cùng cần một tài liệu năng lực, nhưng mỗi lô có tài liệu kỹ thuật riêng và một số nội dung cần dịch sang ngôn ngữ khác. Nếu chỉ xếp theo định dạng như PDF, Word hoặc Excel, mối liên hệ giữa các tài liệu này rất khó nhìn thấy. Cách sắp xếp hồ sơ thầu trước khi sử dụng có thể bắt đầu từ ba thành phần: nơi lưu rõ ràng, mã nhận diện ổn định và bảng chỉ mục. Đây là mô hình tổ chức nội bộ, giúp đội ngũ truy xuất và phối hợp tài liệu; không phải quy cách nộp áp dụng cho mọi gói thầu.
Bản đồ hồ sơ gồm phần dùng chung và phần riêng từng gói/lô
Tài liệu dùng chung có một vị trí lưu tham chiếu
“Tài liệu dùng chung” là tài liệu được nhiều phần trong bộ hồ sơ nội bộ cùng tham chiếu, chẳng hạn hồ sơ năng lực hoặc thông tin doanh nghiệp. Tài liệu này có thể được lưu tại một vị trí trung tâm để giảm việc tạo nhiều bản sao không rõ khác biệt.
Việc lưu chung không có nghĩa tài liệu đó mặc nhiên phù hợp với mọi gói hoặc lô. Mỗi lần sử dụng vẫn cần được đối chiếu với phạm vi công việc và yêu cầu thực tế.
Tài liệu riêng được đặt trong phạm vi gói/lô tương ứng
Các tài liệu kỹ thuật có tên gần giống nhau thường dễ bị đặt nhầm thư mục. Ví dụ, “Thông số thiết bị A” cho Lô 01 và “Thông số thiết bị A” cho Lô 02 có thể khác cấu hình, phụ lục hoặc phạm vi áp dụng. Đặt chúng trong thư mục của từng lô, đồng thời gắn mã khác nhau, giúp nhận biết ngay bối cảnh sử dụng.
Bảng chỉ mục nằm ở điểm vào của bộ hồ sơ
Thư mục gốc nên có một bảng chỉ mục để người tiếp nhận xem được toàn cảnh mà không cần mở từng thư mục. Bảng này ghi mã, tên, phạm vi dùng và vị trí, thay vì trở thành bảng đánh giá đáp ứng yêu cầu.
Cây thư mục dưới đây chỉ là mô hình nội bộ có thể điều chỉnh theo bộ tài liệu đang có. Các nhãn thư mục là ví dụ tổ chức, không phải danh mục giấy tờ bắt buộc.
```text
HO_SO_DU_THAU_NOI_BO/
├── 00_CHI_MUC/
│ └── Chi_muc_ho_so_thau.xlsx
├── 01_DUNG_CHUNG/
│ └── GT01-TL014_Thong-so-thiet-bi-A_VI.docx
├── 02_LO_01/
│ ├── GT01-TL021_Tai-lieu-ky-thuat-Lo-01_VI.pdf
│ └── Phu_luc/
│ └── GT01-PL014A_Phu-luc-thong-so-A_VI.pdf
├── 03_LO_02/
│ └── GT02-TL022_Tai-lieu-ky-thuat-Lo-02_VI.pdf
└── 04_BAN_DICH/
└── GT01-TL014_Thong-so-thiet-bi-A_EN.docx
```
Mã tài liệu tạo điểm nối giữa thư mục, mục lục và bản giấy
Tách mã nhận diện ổn định khỏi tên mô tả
Tên mô tả có thể thay đổi khi nội dung được làm rõ, còn mã tài liệu nên được dùng nhất quán trong thư mục, bảng chỉ mục, email nội bộ và bản giấy. Ví dụ, `GT01-TL014` có thể là mã nhận diện của một tài liệu trong bộ đang làm việc.
Có thể quy ước phần đầu mã biểu thị gói hoặc nhóm quản lý, phần sau biểu thị loại và số thứ tự. Quy ước nào cũng cần đủ đơn giản để đội ngũ dùng thống nhất; đây không phải chuẩn đặt tên chính thức.
Tên file thể hiện phạm vi và ngôn ngữ
Một cách đặt tên file minh họa:
`GT01-TL014_Thong-so-thiet-bi_EN.docx`
Trong đó:
- là mã nhận diện.
- là tên hiển thị để người đọc dễ hiểu.
- cho biết phiên bản tiếng Anh.
- là định dạng tệp.
Nếu tên file xuất ra bên ngoài đã có quy định riêng, có thể giữ đúng tên đó và quản lý mã nội bộ trong bảng chỉ mục hoặc trường dữ liệu quản lý. Tên có chữ “final” hoặc ngày mới hơn không tự chứng minh đó là bản được phép dùng.
Nhãn bìa và tab bản giấy sử dụng cùng mã
Với tài liệu bản giấy, có thể ghi mã trên bìa, tab ngăn hoặc phiếu chỉ dẫn riêng. Cách này giúp người cầm bộ tài liệu tìm về đúng dòng trong bảng chỉ mục mà không cần sửa trực tiếp vào tài liệu gốc.
| Mã tài liệu | Tên hiển thị | Vị trí |
| GT01-TL014 | Thông số thiết bị A – bản nguồn | `01_DUNG_CHUNG/GT01-TL014_Thong-so-thiet-bi-A_VI.docx` |
| GT01-PL014A | Phụ lục thông số A | `02_LO_01/Phu_luc/GT01-PL014A_Phu-luc-thong-so-A_VI.pdf` |
| GT02-TL022 | Tài liệu kỹ thuật Lô 02 | `03_LO_02/GT02-TL022_Tai-lieu-ky-thuat-Lo-02_VI.pdf` |
Bảng chỉ mục xử lý tài liệu xuất hiện ở nhiều phần
Một vị trí lưu, nhiều dòng tham chiếu
Một tài liệu có thể chỉ cần một vị trí lưu chính nhưng xuất hiện ở nhiều phần tham chiếu. Chẳng hạn, tài liệu `GT01-TL014` nằm trong thư mục dùng chung, còn bảng chỉ mục có thể ghi phạm vi dùng cho Lô 01 và Lô 02. Cách này giúp hạn chế các bản sao khó phân biệt.
Phụ lục có dòng riêng và liên kết về tài liệu chính
Phụ lục nên có mã riêng, kể cả khi được dùng cùng tài liệu chính. Cột “Tài liệu liên quan” cho thấy quan hệ cha–con và giúp người đọc hiểu phụ lục thuộc ngữ cảnh nào.
Vị trí điện tử và vị trí bản giấy cùng nằm trên một dòng
Một dòng chỉ mục có thể ghi đường dẫn thư mục và vị trí bản giấy, ví dụ “Bìa 2, tab 04”. Nhờ vậy, người dùng không cần đoán một file điện tử được xếp ở đâu trong bộ in.
| Mã | Tên tài liệu | Phạm vi dùng | Tài liệu liên quan | Vị trí file/bản giấy |
| GT01-TL014 | Thông số thiết bị A | Lô 01, Lô 02 | GT01-PL014A | `01_DUNG_CHUNG/…` / Bìa 1, tab 03 |
| GT01-TL021 | Tài liệu kỹ thuật Lô 01 | Lô 01 | GT01-TL014 | `02_LO_01/…` / Bìa 2, tab 01 |
| GT01-PL014A | Phụ lục thông số A | Lô 01 | GT01-TL014 | `02_LO_01/Phu_luc/…` / Bìa 2, tab 04 |
| GT02-TL022 | Tài liệu kỹ thuật Lô 02 | Lô 02 | GT01-TL014 | `03_LO_02/…` / Bìa 3, tab 01 |
Dùng mẫu bảng chỉ mục để ghi mã, phạm vi sử dụng và vị trí tài liệu. Khi cần đối chiếu yêu cầu với minh chứng, biên tập viên có thể đặt liên kết nội bộ đến bài “Checklist hồ sơ thầu: Gắn từng yêu cầu với minh chứng”.
Bản nguồn và bản dịch dùng chung mã, có chỉ dẫn vị trí riêng
Liên kết hai ngôn ngữ bằng cùng mã tài liệu
Bản nguồn và bản dịch có thể dùng cùng mã gốc, sau đó thêm hậu tố ngôn ngữ như `_VI`, `_EN` hoặc mã ngôn ngữ nội bộ đang dùng. Ví dụ, `GT01-TL014_..._VI.docx` và `GT01-TL014_..._EN.docx` cho thấy hai file có quan hệ với nhau mà không cần suy đoán theo tên.
Số trang khác nhau thì tham chiếu theo mục hoặc bảng
Bản dịch có thể dài hoặc ngắn hơn bản nguồn do cách trình bày, bảng biểu và ngôn ngữ. Vì vậy, không nên mặc định trang 5 bản nguồn tương ứng trang 5 bản dịch. Trong chỉ mục, có thể ghi riêng vị trí mỗi bản, đồng thời tham chiếu bằng số mục, tiêu đề bảng hoặc mã phụ lục khi phù hợp.
Bản dịch một phần phải ghi rõ phạm vi
Nếu chỉ dịch một phần, dòng chỉ mục nên nêu rõ phần đã dịch: ví dụ “Mục 2–4 và Phụ lục A”, thay vì chỉ ghi “bản dịch”. Điều này giúp người tiếp nhận không hiểu nhầm là bản dịch toàn bộ. Yêu cầu sử dụng bản dịch phụ thuộc vào mục đích và bên tiếp nhận, vì vậy cần xác minh yêu cầu thực tế trước khi chuẩn bị bộ giao cụ thể.
Minh họa một bộ hồ sơ có hai lô và tài liệu song ngữ
Trong ví dụ xuyên suốt này, `GT01-TL014` là tài liệu thông số thiết bị A được lưu một lần tại `01_DUNG_CHUNG`. Bảng chỉ mục ghi tài liệu này được tham chiếu cho cả Lô 01 và Lô 02.
Lô 01 có tài liệu kỹ thuật riêng `GT01-TL021`, đồng thời có phụ lục `GT01-PL014A` liên kết về `GT01-TL014`. Lô 02 dùng tài liệu kỹ thuật khác là `GT02-TL022`, dù tên nội dung có thể gần giống tài liệu của Lô 01.
Khi cần gửi dịch, bản nguồn được giữ với mã `GT01-TL014` và bản tiếng Anh dùng tên `GT01-TL014_Thong-so-thiet-bi-A_EN.docx`. Bảng chỉ mục ghi riêng đường dẫn, vị trí bản giấy và phạm vi dịch nếu chỉ dịch một phần. Như vậy, cùng một mã xuất hiện trong cây thư mục, tên file và bảng chỉ mục, tạo điểm nối cho người tập hợp, người gửi dịch và người tiếp nhận.
Khi tạo bộ giao hoặc bộ nộp cụ thể, cần tổ chức theo yêu cầu tương ứng. Cấu trúc lưu nội bộ không tự quyết định cấu trúc của bộ tài liệu được giao. Tại vị trí này, biên tập viên có thể thêm liên kết đến bài “Cách kiểm tra hồ sơ thầu trước khi sử dụng: Rà theo tình huống”.
Checklist
[ ] Tạo một thư mục điểm vào chứa bảng chỉ mục của bộ hồ sơ nội bộ.
[ ] Phân biệt tài liệu dùng chung với tài liệu riêng theo phạm vi gói/lô.
[ ] Gán một mã ổn định cho từng tài liệu và phụ lục cần theo dõi.
[ ] Ghi cùng mã trên tên file, bảng chỉ mục và nhãn bìa/tab bản giấy khi áp dụng.
[ ] Liệt kê riêng vị trí điện tử và vị trí bản giấy trong bảng chỉ mục.
[ ] Nối bản nguồn và bản dịch bằng mã chung cùng hậu tố ngôn ngữ.
[ ] Ghi rõ phạm vi khi chỉ dịch một phần tài liệu.
FAQ
Bộ hồ sơ ít tài liệu có cần nhiều cấp thư mục không?
Không nhất thiết. Có thể dùng cấu trúc gọn và chỉ thêm cấp thư mục khi nó giúp phân biệt phạm vi dùng hoặc quan hệ giữa tài liệu.
Một tài liệu dùng cho hai lô có phải lưu hai bản không?
Trong kho nội bộ, có thể lưu một vị trí chính và tạo hai dòng tham chiếu trong bảng chỉ mục. Với bộ xuất riêng, cách xử lý cần theo yêu cầu sử dụng cụ thể.
Nên gộp toàn bộ hồ sơ thành một PDF không?
Cần phân biệt kho tài liệu làm việc với file xuất. Nếu cần gộp file, nên có mục lục hoặc bookmark phù hợp để vẫn truy xuất được theo mã tài liệu.
Tên file bên ngoài đã được quy định thì đặt mã nội bộ ở đâu?
Có thể ghi mã trong bảng chỉ mục, tên thư mục hoặc trường quản lý nội bộ, đồng thời giữ tên file theo yêu cầu của bên nhận.
Bản dịch dài hơn bản nguồn thì ghi vị trí thế nào?
Ghi riêng vị trí của từng bản, sau đó nối chúng bằng mã tài liệu và số mục, bảng hoặc phụ lục tương ứng khi có.
Phụ lục được dùng độc lập thì có cần liên kết tài liệu chính không?
Nên giữ dòng tham chiếu về tài liệu chính để người dùng nhận biết quan hệ và ngữ cảnh của phụ lục.
CTA
Cần dịch một phần hoặc toàn bộ hồ sơ thầu? Liên hệ Dịch Tốt để trao đổi danh mục tài liệu, ngôn ngữ đích, phạm vi dịch và định dạng bàn giao.
[Trao đổi nhu cầu dịch hồ sơ thầu](https://dichtot.com/lien-he/)